La formation professionnelle est un poste de dépense commun à la plupart des entreprises, cela fait partie des prestations intellectuelles achetées. Souvent pilotées avec les services RH, ces prestations se négocient et s’achètent au même titre que les autres… mais peut-être pas de la même manière. Le prix ne doit pas être le critère de choix prédominant.
Ce thème est d’actualité car vous entendez régulièrement parler de la réforme de la formation.
Regardons désormais comment bien acheter ses formations intra (formation dispensée au sein de l’entreprise, et non dans les centres de formation).
Première étape : définition du besoin
Comme pour tous types d’achats, cette étape est cruciale. Cependant, il peut être difficile de rédiger un cahier des charges pour une formation. Dans les grandes lignes, il doit intégrer :
- Le public à former (leur niveau, à quels services ils appartiennent, leurs attentes, les enjeux, le contexte, etc.)
- La problématique précise à laquelle doit répondre la formation. Par exemple, s’agit-il de connaître, comprendre, analyser ou appliquer une méthodologie ?
- Les attentes, en incluant celles du salarié mais aussi celles du manager. Vous pourrez aussi préciser le nombre de jours de formation et les modalités (en intra, il peut être intéressant de couper une formation de 2 jours en 2 x 1 jour séparés d’une ou deux semaines)
- Les indicateurs de performance : qu’est-ce qui permettra de valider si la formation est un succès ou non ? Par exemple : évolution des connaissances (via une évaluation en fin de formation), évolution des compétences (via une mise en situation)
Essayez de déterminer au maximum vos besoins avant de démarrer votre approche de prestataires.
Etape 2 : le sourcing ou recherche de fournisseurs
Pour vous aider à cibler le bon organisme de formation, demandez-vous quel est le type de formateur dont vous avez besoin :
- Un expert sur la thématique (par exemple un ancien négociateur au Raid) ?
- Un expert sur votre métier (par exemple agro-alimentaire, automobile) ?
- Un généraliste ?
Tout dépend du public et de l’objectif de votre formation. En fonction, vous privilégierez un pédagogue (qui trouvera la meilleure manière de transférer les contenus) ou un professionnel du métier (qui vous permettra de confronter vos pratiques avec celles de l’extérieur).
Pour plus de simplicité, passez par un Organisme de Formation majeur. Ils se chargent pour vous de définir des contenus pédagogiques adaptés, des méthodes d’apprentissage agiles et identifieront parmi leur pool de formateur celui qui est le plus cohérent pour votre besoin.
Etape 3 : la consultation
Mon conseil : ne figez pas le programme de formation. Sur la base du cahier des charges et d’un entretien avec le prestataire, demandez à l’Organisme de Formation de vous proposer un programme : cela vous permettra de vérifier s’il a correctement compris et répondu à vos attentes.
Etape 4 : comparaison des offres
Les prestations intellectuelles sont souvent difficiles à comparer d’un fournisseur à un autre, il convient donc de vous concentrer sur :
- Le fond : quels sont les sujets abordés pendant la formation ? En quoi permettent-ils de répondre à la problématique fixée ? Si besoin, appuyez-vous sur un expert métier en interne. Étudiez aussi le nombre de jours proposés pour atteindre l’objectif fixé.
- La forme : comment le prestataire compte-t-il transmettre les compétences ? Alternance théorie / pratique, les exercices de synthèse, l’utilisation d’outils digitaux ou de business games ? Le choix des outils est important car il permet de rendre la formation originale, interactive et ainsi maximiser l’engagement des participants afin d’atteindre les résultats attendus.
- L’évaluation des compétences : au fur et à mesure de la formation mais aussi en fin de cursus. Le suivi post formation proposé par le formateur peut aussi être un plus dans le jugement de l’offre.
- L’adéquation entre le nombre de jours et le TJM (Taux Journalier Moyen). Pensez TCO (Total Cost of Ownership) ou en Français Coût Total d’acquisition : ne comparez pas que le taux journalier mais intégrez les frais de déplacement, le temps de préparation, etc.
- La certification de l’Organisme de Formation. Pour être certain de bénéficier d’une formation de qualité, l’OF que vous aurez choisi doit être inscrit dans le Datadock. Le Datadock est une base de données qui recense tous les centres de formation certifiés. Il permet également de solliciter une demande de financement auprès de son OPCO.
Si la proposition de l’Organisme de formation ne correspond pas exactement à votre besoin, n’hésitez pas à lui faire un retour en lui proposant des modifications. A la lecture de l’offre, évaluez, entre autres, la créativité pédagogique, la compétence métier, son adaptabilité. Vous pouvez envisager une phase de négociation si vous avez aimé une offre mais qu’elle ne colle pas tout à fait à vos attentes.
Etape 5 : la négociation
Comme nous l’abordons sur notre page dédiée à la négociation : tout se négocie mais on ne peut pas toujours gagner sur tous les points. Cependant, comme pour toutes les prestations intellectuelles : ne cherchez pas à acheter au moins cher. Définissez votre niveau d’exigences (cf étapes précédentes) puis sélectionnez la meilleure proposition technico économique.
Comme disent les Anglo-Saxons « you get what you pay for ! » (« Vous en avez pour votre argent » en français)
Etape 6 : la contractualisation
La conclusion d’une démarche achats organisée est la signature d’un contrat. Ici, il s’agit de la convention de formation, signée par les deux parties avec le programme de formation en annexe. Elle reprend tous les éléments techniques sur lesquels vous vous êtes mis d’accord : nombre de jours, participants, lieu et horaires de la formation, tarifs, conditions d’annulation.
Ces éléments permettront au service RH, le cas échéant, d’ouvrir un dossier de financement auprès des organismes paritaires collecteurs.
Dernière remarque : le prestataire en fin de formation devra remettre au service RH un ensemble de documents contractuels tels qu’une feuille d’émargement signée par les participants, et pourra remettre à chaque stagiaire une attestation de formation.
Former ses collaborateurs est primordial pour leur développement personnel et pour l’entreprise, il convient donc de bien acheter ses prestations de formations !